Politique de confidentialité de BayWa r.e. Solar Systems Inc.

Mise à jour : décembre, 2019

Définitions

« renseignements personnels » signifie tout renseignement concernant un individu identifiable. 

Conformité

BayWa r.e. Solar Systems Inc. (« nous » ou « notre ») respecte la Personal Information Protection Act (Alberta) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), et autres lois dans le secteur privé au Canada, afin de protéger votre vie privée.

Fins et consentement

Nous pouvons vous demander et recueillir de votre part des renseignements personnels. Nous allons seulement recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels que nous avons besoin afin de fournir nos produits et services, lesquels sont détaillés sur le site web https://www.baywa-re.com/  (« notre site web »).

Nous allons seulement recueillir, utiliser, divulguer et conserver vos renseignements personnels après avoir obtenu votre consentement, sauf lorsque la loi le prévoit autrement. Nous obtiendrons votre consentement explicite avant de recueillir ou lors de la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels à d’autres fins que celles décrites dans la présente politique de confidentialité, ou à une fin qui ne vous a pas été précisée et qui n’était pas raisonnablement prévisible au moment de la collecte, à moins que nous ne soyons tenus de par la loi de ne pas obtenir votre consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (sous réserve d’un préavis raisonnable), à moins que les renseignements personnels soient nécessaires afin que nous puissions satisfaire nos exigences légales. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter par écrit notre agent responsable de la protection des renseignements personnels (voir la dernière page de la présente politique) et avisez-nous des renseignements personnels que vous ne désirez plus que nous utilisions.

Nous limiterons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour les fins identifiées, sauf si vous y consentez par ailleurs ou si la loi l’exige. 

Vous pouvez décider de ne pas nous transmettre vos renseignements personnels ; par contre, si vous décidez ainsi, il est possible que nous ne puissions vous fournir les produits ou services que vous avez demandés. 

Traitement des données de candidature

Lorsque vous nous envoyez votre candidature via le portail emplois de BayWa r.e., nous stockons vos données personnelles dans un environnement d'exploitation sécurisé afin de les protéger contre toute perte ou utilisation abusive. Le responsable du traitement de vos données est l'entreprise du groupe BayWa r.e. auprès de laquelle vous postulez dans le cadre de notre système de gestion des candidatures. Les coordonnées de cette société figurent dans l'offre d'emploi publiée sur le portail emplois de BayWa r.e.

a. Quelles sont les données qui sont traitées et de quelles sources proviennent-elles ? 

Dans le cadre de la procédure de candidature, nous traitons notamment les catégories de données à caractère personnel suivantes :

  • Données de base (par exemple le nom, la date de naissance, la nationalité, le domicile)
  • Documents (par exemple des diplômes, certificats, curriculum vitae)
  • Historique de la formation (par exemple les données sur l'enseignement [supérieur], les qualifications professionnelles)
  • Données bancaires (par exemple les coordonnées bancaires pour le remboursement des frais de candidature)
  • Informations de communication (par exemple le courrier électronique, le numéro de téléphone)
  • Les données de journalisation créées lors de l'utilisation des systèmes informatiques

Les données traitées peuvent également, dans certains cas individuels, inclure des catégories spéciales de données à caractère personnel au sens de l'article 9, paragraphe 1, du Règlement général sur la protection des données (RGPD) européen, telles que les données relatives à la santé, ou à l'appartenance religieuse ou syndicale, à condition que vous nous fournissiez ces informations dans le cadre de votre candidature.

b. À quelles fins et sur quelle base légale mes données sont-elles traitées ? 

Nous traitons vos données personnelles conformément au RGPD, aux lois nationales sur la protection des données et aux autres lois nationales pertinentes.

Le traitement des données sert à mener à bien la procédure de candidature, à initier et à établir une relation de travail avec la société du groupe BayWa r.e. auprès de laquelle vous avez postulé.

La base juridique de l'application de la procédure de candidature est l'article 6, paragraphe 1, point 1 b du RGPD en lien avec la législation nationale pertinente sur la mise en œuvre des mesures précontractuelles visant à établir une relation de travail. En Allemagne, le législateur a édicté la disposition de l'article 26 de la loi allemande sur la protection des données (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG), qui porte sur le traitement des données à des fins d'emploi, en complément de l'article 6, paragraphe 1, point 1 b du RGPD.

Tout traitement de catégories particulières de données à caractère personnel se fonde sur l'article 9, paragraphe 2 b du RGPD. Dans la mesure où le traitement des données relatives à la santé est nécessaire pour l'emploi auquel vous avez postulé afin d'évaluer votre capacité de travail, ce traitement est effectué sur la base de l'article 9, paragraphe 2, point h du RGPD en lien avec les réglementations nationales pertinentes.

c. Comment se déroule la procédure de candidature ?

Vous pouvez postuler directement à une offre d'emploi publiée sur notre portail emplois BayWa r.e. en saisissant vos données dans le formulaire de candidature au poste annoncé. Outre la saisie manuelle, vous pouvez également transférer certaines données de base de votre profil XING ou LinkedIn vers le formulaire de candidature, ou encore utiliser un parseur de CV.

Nous vous tiendrons informé par e-mail de l'état du traitement de votre candidature. Dans le cadre de la procédure de candidature, il se peut que nous vous demandions si nous pouvons transférer votre dossier de candidature à d'autres offres d'emploi qui correspondent à votre profil, et éventuellement à d'autres entreprises du groupe BayWa r.e. également, ou si nous pouvons l'inclure dans notre base de données de candidats.

Si vous nous avez envoyé une candidature spontanée via le portail emplois de BayWa r.e., il se peut que nous vous demandions si nous pouvons transférer votre dossier de candidature à des offres d'emploi qui correspondent à votre profil au sein du groupe BayWa r.e. Si aucun poste ne correspond à vos qualifications ou à vos souhaits au moment de la candidature, vous pourrez être repris dans notre base de données de candidats lorsque nous en aurons parlé avec vous.

Les candidatures qui sont soumises sous forme papier ou par courrier électronique et qui font référence à la procédure de candidature de notre portail emplois BayWa r.e. ne seront pas acceptées. Les données ne sont pas transférées au système de gestion des candidatures. Par conséquent, les candidatures sur papier seront immédiatement éliminées conformément à la réglementation sur la protection des données ; et les candidatures soumises par voie électronique seront immédiatement supprimées. Une exception à cette règle est la réception d'une candidature sur papier ou par courrier électronique dans le cadre d'une occasion spéciale (par exemple, une prise de contact lors d'un salon commercial).

Vos données sont alors importées dans le système de gestion des candidatures. La procédure susmentionnée s'applique également aux candidatures de ce type.

d. Qui reçoit mes données ? 

Au sein de la société du groupe BayWa r.e. à laquelle la candidature est adressée, seules les personnes responsables de celle-ci et les services impliqués dans le processus de candidature (par exemple, les supérieurs hiérarchiques, le service du personnel, le service spécialisé, les représentants des employés) ont accès à vos données personnelles aux fins susmentionnées. Si les personnes impliquées dans le processus de candidature appartiennent à une autre société du groupe BayWa r.e., vos données peuvent être transférées aux personnes concernées dans certains cas. 

Nous faisons appel à des prestataires de services afin de remplir nos obligations contractuelles et légales. Nous avons conclu les contrats nécessaires avec ces prestataires de services conformément à la législation sur la protection des données, dans la mesure où ils traitent des données personnelles en notre nom. Pour la gestion des candidats, nous utilisons une solution logicielle de rexx systems GmbH, Süderstraße 75-79, 20097 Hambourg, Allemagne, qui est notre mandataire à cet égard.

e. Les données à caractère personnel sont-elles transmises à des pays tiers ? 

Dans le cas d'une candidature soumise à une société du groupe BayWa r.e. située en dehors de l'Espace économique européen (EEE), le transfert est effectué sur la base de l'article 49, paragraphe 1 b du RGPD, sauf si d'autres garanties appropriées de protection des données sont disponibles.
Le centre informatique de la plate-forme de candidature de rexx systems GmbH que nous utilisons est situé en Allemagne.

f. Combien de temps mes données sont-elles conservées ? 

Nous devons conserver vos données pendant une période de 6 mois afin de satisfaire aux exigences légales relatives au traitement conforme d'une candidature et pour pouvoir répondre aux questions liées à votre candidature et/ou son rejet. 

Six mois après la fin de la procédure de candidature, c'est-à-dire après que vous avez reçu un refus ou une acceptation de notre part, vos données personnelles seront supprimées. Des données de candidature anonymisées sont générées afin d'établir des statistiques.

Lorsque vous avez accepté d'être inclus dans notre base de données de candidats, vos données y seront stockées et traitées pendant une période de 12 mois. Une fois cette période écoulée, vos données personnelles seront supprimées.

Dès qu'une offre d'emploi d'une société du groupe BayWa r.e. vous a été proposée et que vous avez accepté de participer à la procédure de candidature correspondante, vos données sont transmises à l'entreprise concernée. Vos données personnelles seront alors conservées pendant la période susmentionnée de 6 mois suivant la fin de la procédure de candidature. S'il n'y a pas eu de recrutement pendant la procédure de candidature ou si vous n'avez pas accepté d'être inclus dans la procédure de candidature, vos données seront redirigées vers notre base de données de candidats, ou il se peut également qu'elles ne l'aient pas quittée du tout. Dans les deux cas, vos données personnelles seront conservées pendant une période de 12 mois à compter de la date d'entrée initiale dans la base de données, puis supprimées.

Vous pouvez révoquer à tout moment le stockage de vos données dans notre base de données de candidats. Le délai de conservation habituel de 6 mois s'applique alors. Il n'est pas possible de supprimer manuellement vos données avant la fin de la période de conservation habituelle.

Collecte, utilisation et divulgation

Les renseignement personnels que nous recueillons et conservons peuvent inclure :

  • prénoms et surnoms
  • numéro de téléphone
  • certificats professionnelles retenus    
  • adresse
  • numéro de télécopieur
  • coordonnées bancaires
  • données d’images (ex. système de surveillance vidéo, et photos prises lors des évènements publics)      
  • courriel
  • nom de compagnie
  • numéro d’identification fiscale
  • nom de contact

Nous allons seulement utiliser et divulguer vos renseignements personnels pour les fins auxquels ils ont été recueillis et conformément à la présente politique de confidentialité, sauf si vous y consentez par ailleurs à l’avance ou si la loi le permet ou l’exige.

Nous utilisons les renseignements personnels pour certaines fins commerciales légitimes, y compris pour :

  • améliorer, modifier ou personnaliser nos produits et services pour le bénéfice de nos clients ;
  • vous fournir l’information à notre sujet ou sur nos produits et services (telle que vous envoyer notre lettre d’information par courriel) ;
  • créer et gérer votre compte de client ou de fournisseur ;
  • la vente et la distribution de nos produits et services, y compris obtenir le paiement pour les produits et services que vous demandez ;
  • des fins d’approvisionnement et de logistique ;
  • des fins de gestion et d’analyse de la clientèle et des fournisseurs ;
  • améliorer la sécurité et la performance de notre site web et systèmes connexes ; et
  • les fins pour lesquels les renseignements personnels ont été transmis et certaines autres activités raisonnablement accessoires à telles fins.

Tous nos fournisseurs de service et entrepreneurs sont tenus contractuellement à mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées à l’égard de vos renseignements personnels et de la recueillir/l’utiliser/la divulguer seulement dans le champ d’application nécessaire relatif à la fourniture de produits/services. Les entrepreneurs que nous engageons recevront vos renseignements personnels si nécessaire pour l’exécution de leurs services respectifs. Ceux-ci comprennent, par exemple, les fournisseurs de services informatiques que nous avons besoin afin d’opérer et de protéger notre système informatique.

Les suivantes sont des circonstances dans lesquelles nous pouvons divulguer vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ce qu’elles soient divulguées comme suit :

  • à nos employés ou à nos entrepreneurs indépendants qui doivent y accéder dans le cadre de leurs fonctions afin de vous fournir les produits ou services demandés ;
  • aux sociétés du groupe de sociétés BayWa r.e. (un aperçu des sociétés du groupe de sociétés BayWa r.e. se trouve au www.baywa.com/en/group/at_a_glance/group_companies/) qui participent à notre base de données de clients ;
  • à notre processeur de paiement, lorsque vous effectuez un paiement par carte de crédit ;
  • à nos fabricants, si une offre est faite ou vendue à partir des portails des fabricants ;
  • aux agences de crédit (ex. Euler Hermes, ayant une adresse de facturation au 1155, boul. Renée-Levesque Ouest, bureau 2810 Montréal, Québec, H3B 2L2) en vue de conclure et d’exécuter des contrats et d’obtenir des informations de crédit au besoin ;
  • aux compagnies d’assurance, banques, et fournisseurs de services en vue de conclure et d’exécuter des contrats ;
  • à d’autres parties lorsque nous nous voyons soumis à une obligation de divulguer vos renseignements personnels afin que nous puissions nous conformer à nos obligations légales, y compris un processus réglementaire, ou un ordre d’une institution gouvernementale, d’un organisme d’enquête, d’un organisme de règlementation, ou d’une autorité judiciaire compétente ;
  • lorsque nous croyons de bonne foi que telle divulgation est nécessaire :
    • afin d’enquêter, de prévenir ou d’engager des poursuites à l’égard d’activités illégales soupçonnées ou avérées, ou afin d’assister aux organismes gouvernementaux d’exécution ou aux organismes d’enquêtes à ses fins ; 
    • afin de recouvrer une dette à notre égard ou de repayer toutes sommes d’argent qui vous sont dues ;
    • afin de protéger la sécurité et l’intégrité de nos services ; et/ou
    • afin d’exercer ou de protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité personnelle, et celle de nos clients, utilisateurs, employés, entrepreneurs indépendants, et autres personnes ; 
  • lorsque nous transférons ou nous considérons transférer, en totalité ou en partie, le control de  nos actifs, opérations ou services à un acquéreur tiers de la totalité ou la quasi-totalité de nos actifs, y compris nos droits et nos obligations découlant de nos services à un tiers. Le tiers peut continuer de retenir et d’utiliser les renseignements personnels que vous nous avez fournis. Nous agirons de façon raisonnable, y compris par moyens contractuels ou d’autres, afin d’assurer que le tiers accepte d’être lié par la présente politique de confidentialité ou une autre politique de confidentialité ayant des mesures substantiellement identiques aux mesures que nous employons pour protéger le caractère confidentiel et la sécurité de vos renseignements personnels et, de même, de se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels, mais nous ne pouvons garantir telle conformité aux lois par un acquéreur tiers.   
  • si on se fusionne avec un tiers, l’entité fusionnée peut continuer d’utiliser et de divulguer vos renseignements personnels. Nous allons essayer d’assurer que l’entité fusionnée accepte d’être liée par la présente politique de confidentialité ou une autre politique de confidentialité ayant des mesures substantiellement identiques aux mesures que nous employons pour protéger le caractère confidentiel et la sécurité de vos renseignements personnels et, de même, de se conformer aux lois sur la protection des renseignements personnels, mais nous ne pouvons garantir que l’entité fusionnée se conformera ainsi aux lois.

Protection et conservation

Nous avons adopté des mesures conformes aux normes industrielles afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels. Nous allons conserver vos renseignements personnels pour une durée de temps raisonnablement requise pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. À l’égard de la surveillance vidéo, tels renseignements personnels sont supprimés dans les trente (30) jours suivant la collecte.   

Accès et mises à jour

Dans les trente (30) jours suivant notre réception de votre demande écrite, ou tel délai supplémentaire prescrit par la loi, nous vous donnerons accès à, ou de l’information au sujet de, vos renseignements personnels (s’il en est) sous notre garde et contrôle, ainsi que les noms des personnes à qui, et toutes circonstances dans lesquelles, vos renseignements personnels ont été et sont divulgués par nous. Vous devez fournir des renseignements suffisants dans votre demande afin que nous puissions vérifier votre identité et identifier les renseignements dont vous recherchez.

Si vous demandez une copie de vos renseignements personnels et que tels renseignements personnels peuvent raisonnablement être reproduits, nous vous fournirons une copie du document, ou la partie du document, contenant les renseignements personnels demandés ou, le cas échéant, nous vous informerons des raisons pour tout retard en vous fournissant une copie desdits renseignements personnels ou documents demandés. Si le document demandé ne peut raisonnablement être reproduit, nous vous permettrons d’examiner ou d’accéder tel document, ou telle partie du document, conformément à la présente politique de confidentialité.  

Toutes demandes peuvent être assujetties à des coûts minimes.

Nous réservons tous droits de ne pas divulguer les renseignements personnels, en totalité ou en partie, dans certaines circonstances permises ou exigées par la loi, y compris mais de façon non limitative lorsque :

  • leur divulgation révèlerait des renseignements personnels au sujet d’un autre individu ;
  • leur divulgation pourrait raisonnablement être considérée comme menace à la sécurité ou à la santé physique ou mental d’un individu ;
  • les renseignements personnels sont protégés par un privilège juridique ;
  • leur divulgation révèlerait des renseignements commerciaux de nature confidentielle ;
  • les renseignements personnels ont été recueillis par nous dans le cadre d’une enquête à l’égard d’un manquement en vertu d’un contrat ou d’une contravention des lois du Canada ou d’une province. 

Si l’accès à vos renseignements personnels a été refusé, en totalité ou en partie, nous vous informerons des raisons de notre refus, les dispositions des lois privées applicables sur lesquelles notre refus est basé, ainsi que les coordonnés de notre agent responsable de la protection des renseignements personnels qui pourra répondre vos questions par rapport au refus, et qui vous informera de votre droit de demander l’examen du refus en conformité avec les lois privées applicables. 

Sur votre demande, nous ferons tout effort raisonnable de corriger vos renseignements personnels périmés, ou les erreurs ou les omissions dans vos renseignements personnels, lorsque tels renseignements personnels sont sous notre garde ou notre contrôle. Telle demande doit être à l’écrit, signée par le requérant, et doit inclure des détails suffisants afin que nous puissions identifier tout document sous notre garde et notre contrôle contenant des renseignements personnels relatifs à la demande. Nous allons, aussitôt que raisonnablement possible et pas plus tard que trente (30) jours suivant notre réception de votre demande, ou tel délai supplémentaire permit ou prescrit par la loi, soit corriger les renseignements personnels et, s’il a lieu et s’il est raisonnable de le faire, envoyer des avis de corrections à tout tiers à qui nous avons divulgué des renseignements personnels erronés, ou décider de ne pas corriger les renseignements personnels mais nous allons annoter les renseignements personnels sous notre control afin d’indiquer que la correction a été demandée mais n’a pas été faite. Nous vous informerons de l’action que nous avons pris suite à votre demande de correction, et nous vous fournirons les coordonnés de notre agent responsable de la protection des renseignements personnels qui pourra répondre à vos questions à l’égard de votre demande de correction, et à qui vous pourrez demander l’examen de l’action prise conformément aux lois privées applicables.

Cookies et l’analyse

Il se peut que notre site web utilise des « cookies ». Ceux-ci sont des petits fichiers de texte qui peuvent être stockés sur votre appareil par votre navigateur. Nous utilisons des cookies pour rendre notre site web convivial. Certains cookies demeurent stockés sur votre appareil jusqu’à ce que vous les supprimez et nous permettent de reconnaitre votre navigateur la prochaine fois que vous visitez notre site web. Si cela ne vous convient pas, vous pouvez configurer votre navigateur de manière à ce qu’il vous informe de l’utilisation de cookies et permet seulement cela au cas par cas. Cependant, le fait de désactiver les cookies pourrait limiter le fonctionnement de notre site web.

Notre site web utilise des outils d’analyse qui recueillent de l’information générale quant au comportement des visiteurs en matière d’utilisation. Ceci comprend, par exemple, les pages consultées, la durée de la visite, les pages de renvoi, ainsi que de l’information générale quant à votre système informatique, tel que le système d’exploitation, la résolution de votre écran, le navigateur utilisé, etc. Tout renseignement personnel recueilli est stocké de manière anonyme et ne permet de vous identifier. Si vous n’acceptez pas que votre comportement en matière d’utilisation soit enregistré de manière anonyme, vous pouvez empêcher ceci en désactivant les cookies de votre navigateur.

Notre site web utilise aussi « Google Analytics », un service d’analyse internet de Google. Google Analytics utilise des cookies. L’information générée par les cookies concernant votre utilisation de notre site web (y compris votre adresse IP) est transférée à, et stockée sur, un serveur Google aux États-Unis. Google utilisera cette information afin d’évaluer votre utilisation de notre site web, de compiler pour les administrateurs de notre site web des comptes rendus de l’activité sur notre site web et de fournir d’autres services concernant l’activité et l’usage de notre site web. Google peut aussi transférer cette information à des tiers. 

Vous pouvez installer le module complémentaire du navigateur suivant pour désactiver Google Analytics (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en). Ce faisant, vous informez Google Analytics qu’aucune information relative à votre visite sur notre site web ne devrait être transmise à Google Analytics.

Notre site web utilise aussi les fonctionnalités du « remarketing » de Google. En vertu de cette technologie, les utilisateurs qui ont déjà visité notre site web auparavant seront encore adressés par des publicités ciblées sur les pages du réseau de partenaires Google. À ces fins, Google stocke des cookies sur votre ordinateur qui peuvent être utilisés pour analyser votre visite sur notre site web et subséquemment pour des recommandations ciblées de produits et pour la publicité en ligne. Pour désactiver l’utilisation des cookies pour les fins de publicité, vous pouvez accéder le gestionnaire de paramètres de publicités de Google. Vous pouvez également prévenir l’utilisation des cookies par des tiers en visitant la page de désactivation du  Network Advertising Initiative. 

Nous avons inclus des modules sociaux sur notre site web, lesquels sont désactivés par défaut pour raisons de sécurité. Lorsque vous accédez notre site web, aucuns renseignements personnels ne seront transmis sur les services de médias sociaux tels que Facebook, Twitter ou Google+. Les modules sociaux désactivés sont identifiés sur notre site web en gris. Vous avez l’option d’activer tels modules sociaux en cliquant dessus et indiquant ainsi votre consentement à des communications avec tel réseau social. Les modules sociaux activés sont affichés sur notre site web en couleur. Lorsque vous activez le module social, certains renseignements personnels peuvent être transmis au réseau social respectif. Les liens ci-dessous offrent plus d’information quant aux modules et la vie privée : 

Sans votre autorisation expresse, nous n’utiliserons pas d’outils de suivi pour recueillir des renseignements personnels à votre sujet ni pour transférer tels renseignements personnels à aucun tiers ou plateformes de commercialisation.

Changements

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité en tout temps en ajoutant une politique de remplacement sur notre site web. La date à laquelle la politique de confidentialité a été modifiée en dernier lieu sera indiquée au début de la présente politique de confidentialité. La politique de confidentialité modifiée sera en vigueur dès sa publication sur notre site web. Nous afficherons un avis des modifications de la politique de confidentialité sur la page d’accueil de notre site web pour une durée de trente (30) jours.

Votre utilisation continue de notre site web et de nos services suite à l’affichage de la politique de confidentialité modifiée et de l’avis connexe signifie que vous acceptez les modalités de la présente politique de confidentialité, telle qu’elle a été modifiée. Si vous n’êtes pas d’accord avec une disposition ou condition quelconque de la politique de confidentialité modifiée, vous convenez alors de cesser immédiatement tout usage de notre site web et de nos services, et cela constituera votre seul recours et votre seule réparation.

Pas de contrat

Aucune disposition de la présente politique de confidentialité n’a pour objet de créer un contrat ou une entente entre nous et vous.

Agent responsable de la protection des renseignements personnels

Si vous avez des questions ou des préoccupations à l’égard de la présente politique de confidentialité, veuillez contacter notre agent responsable de la protection des renseignements personnels :

Matt Lisac
matt.lisac(at)baywa-re.ca
780-851-2392

Vers le haut